Le message de collaboration avec une marque s’inscrit dans un cadre défini par la charte opérationnelle de MA Digital. Ce guide présente le périmètre, les usages autorisés, les restrictions, les processus de validation et les modalités de déploiement. Toutes les informations sont issues de la source fermée, sans ajout d’éléments extérieurs.
Périmètre de la charte pour les messages de collaboration
Définition du message de collaboration
Un message de collaboration avec une marque désigne toute communication écrite, visuelle ou audiovisuelle, émise dans le cadre d’un partenariat entre une marque et un tiers, visant à promouvoir, présenter ou recommander un produit, un service ou une initiative. Ce message peut prendre la forme d’un post sur les réseaux sociaux, d’un email, d’une vidéo, d’un article ou de tout autre support de diffusion convenu entre les parties.
La charte s’applique à tous les contenus où la marque est mentionnée, représentée ou associée à une action de communication conjointe. Elle concerne aussi bien les messages diffusés sur les canaux officiels de la marque que ceux relayés par des partenaires, influenceurs ou collaborateurs externes dans le cadre d’une collaboration formalisée.
Champ d’application
Le périmètre de la charte couvre l’ensemble des messages de collaboration avec une marque, qu’ils soient diffusés en France ou à l’international, dès lors qu’ils relèvent d’un accord de partenariat, de sponsoring ou d’ambassade. Elle s’applique aux contenus créés à l’initiative de la marque, à ceux proposés par le partenaire, ainsi qu’aux messages co-construits.
La charte encadre les modalités de création, de validation et de diffusion des messages de collaboration. Elle précise les responsabilités respectives de la marque et du partenaire concernant le respect des lignes directrices, la cohérence des messages et l’utilisation des éléments d’identité visuelle.
Exemple hypothétique : un influenceur partage une story mentionnant une marque dans le cadre d’un partenariat. Ce contenu entre dans le champ d’application de la charte, même si la diffusion s’effectue sur le compte personnel de l’influenceur.
Usages autorisés des messages de collaboration
Conditions d’utilisation
Un message de collaboration avec une marque peut être utilisé dans le cadre d’échanges professionnels visant à établir, proposer ou formaliser un partenariat. L’envoi de ce type de message est autorisé lorsque la démarche s’inscrit dans une relation commerciale ou promotionnelle, à condition que le contenu soit adapté à la nature de la collaboration envisagée. L’utilisation du message doit respecter le contexte initial de la prise de contact et ne pas être détournée à d’autres fins.
La diffusion du message de collaboration avec une marque est permise auprès des interlocuteurs directement concernés par le projet ou la proposition. Il est possible de réutiliser le contenu du message dans le cadre de discussions internes à l’entreprise, sous réserve que ces échanges restent limités aux personnes impliquées dans la gestion de la collaboration. Toute utilisation en dehors de ce périmètre nécessite une nouvelle validation du contenu.
Exemple hypothétique d’usage conforme
Exemple hypothétique : Une entreprise souhaite proposer à une marque un partenariat pour une campagne conjointe. Elle rédige un message de collaboration avec une marque, présentant les objectifs du projet et les modalités envisagées. Ce message est envoyé uniquement au service marketing de la marque ciblée. Par la suite, le contenu du message est partagé en interne avec l’équipe chargée de la négociation, sans modification ni diffusion à d’autres services non concernés. L’usage du message reste ainsi conforme aux conditions d’utilisation autorisées.
Données et usages interdits dans les messages de collaboration
Liste des données exclues
Lors de la rédaction d’un message de collaboration avec une marque, certaines catégories de données ne doivent pas être utilisées. Sont exclues :
- Les données dites sensibles, telles que l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, les données génétiques, biométriques, concernant la santé ou la vie sexuelle et l’orientation sexuelle.
- Les données relatives à des infractions, condamnations ou mesures de sûreté.
- Les informations concernant des tiers non concernés par la collaboration, y compris des coordonnées ou des éléments d’identification.
- Les identifiants techniques permettant un suivi non sollicité, comme certains cookies ou traceurs, sauf si leur usage est justifié et accepté.
Exemple hypothétique d’usage non conforme
Exemple hypothétique : un créateur souhaite personnaliser son message de collaboration avec une marque et mentionne dans son courriel des informations sur la santé d’un membre de l’équipe de la marque, dans le but de montrer son empathie. Cette utilisation d’une donnée sensible, non pertinente pour la collaboration, constitue un usage non conforme.
De même, inclure dans le message des données sur des antécédents judiciaires d’un partenaire potentiel, ou transmettre des coordonnées de personnes extérieures à la collaboration, relève d’un usage interdit.
Validation humaine et signalement des messages
Processus de validation
Avant l’envoi d’un message de collaboration avec une marque, une validation humaine intervient systématiquement. Cette étape consiste à relire le contenu du message, à vérifier la cohérence avec les attentes de la marque et à s’assurer que les éléments transmis respectent les consignes internes. La personne en charge de la validation peut demander des ajustements ou refuser la diffusion si le message ne correspond pas aux critères définis.
La validation humaine porte également sur la tonalité, la clarté des informations et la conformité du message avec les accords passés avec la marque. Exemple hypothétique : un message mentionnant une offre non validée par la marque serait bloqué à cette étape et renvoyé à l’expéditeur pour correction.
Procédure de signalement
Tout message de collaboration avec une marque peut faire l’objet d’un signalement interne. Ce signalement s’effectue via un formulaire dédié ou par l’intermédiaire d’un référent identifié. Lorsqu’un message est signalé, il est retiré temporairement de la circulation et soumis à une nouvelle analyse par une personne distincte de celle ayant validé le contenu initial.
- Le signalement peut concerner une erreur, une ambiguïté ou un contenu jugé inadapté.
- Après analyse, le message est soit modifié, soit définitivement écarté.
- La procédure prévoit une traçabilité des signalements et des décisions prises.
Ce dispositif permet d’assurer un contrôle supplémentaire sur chaque message de collaboration avec une marque, en complément de la validation initiale.
Déploiement, contrôle et révision de la charte
Modalités de déploiement
Le déploiement de la charte relative au message de collaboration avec une marque s’effectue par une communication interne auprès des équipes concernées. Chaque membre impliqué dans la rédaction, la validation ou la diffusion d’un message de collaboration avec une marque reçoit la charte et doit en prendre connaissance avant toute action. Un accès centralisé à la version en vigueur de la charte est mis à disposition sur l’intranet ou un espace documentaire partagé.
Exemple hypothétique : une équipe marketing reçoit la charte par courriel, accompagnée d’un rappel sur l’emplacement du document de référence. Les responsables de service organisent une réunion pour présenter les points clés et répondre aux questions éventuelles.
Contrôle et révision périodique
Le contrôle de l’application de la charte s’effectue par des vérifications ponctuelles des messages de collaboration avec une marque diffusés sur les différents canaux. Les responsables de service ou un référent désigné examinent régulièrement un échantillon de messages afin de s’assurer du respect des règles établies.
La révision de la charte intervient selon une périodicité définie en interne ou à la suite d’un retour d’expérience significatif. Toute modification est communiquée aux équipes concernées par le même canal que lors du déploiement initial. Un historique des versions est conservé pour permettre la traçabilité des évolutions.
- Communication de la charte à chaque mise à jour
- Vérification ponctuelle des messages publiés
- Archivage des versions successives de la charte
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un message de collaboration avec une marque selon la charte MA Digital ?
Un message de collaboration avec une marque désigne toute communication formalisée entre MA Digital et une marque partenaire, encadrée par la charte opérationnelle et soumise à des règles précises issues de la source fermée.
Quels usages sont autorisés pour ces messages ?
Les usages autorisés sont strictement définis par la charte. Ils concernent les communications validées, respectant les conditions d’utilisation et n’incluant aucune donnée ou pratique interdite par la source fermée.
Comment signaler un message non conforme ?
La charte prévoit une procédure de signalement accessible à tout utilisateur. Le processus implique une vérification humaine et un traitement selon les modalités décrites dans la source fermée.
La FAQ CNIL du 18 juillet 2024 s’applique-t-elle à ces messages ?
Seules les dispositions explicitement mentionnées dans la source fermée sont applicables. La FAQ CNIL du 18 juillet 2024 n’est prise en compte que si elle figure dans la source.