Le workflow GED organise les étapes de gestion électronique des documents, de la création à l’archivage. Ce guide présente le périmètre de la charte, les usages autorisés, les restrictions, les modalités de validation humaine et de signalement, ainsi que les principes de déploiement, de contrôle et de révision dans un contexte de logiciel GED.
Périmètre de la charte workflow GED
Définition du périmètre
Le périmètre de la charte workflow GED délimite les usages, les acteurs et les étapes pris en compte lors de la gestion électronique des documents. Il s’applique à l’ensemble des processus automatisés ou semi-automatisés mis en œuvre via un logiciel GED workflow, depuis la création jusqu’à l’archivage ou la suppression des documents concernés. La charte précise les flux documentaires intégrés dans le système, en excluant les documents ou processus non pris en charge par le logiciel GED workflow retenu.
Documents et processus concernés
La charte s’applique aux documents traités par le workflow GED, qu’ils soient internes ou externes à l’organisation. Elle couvre notamment les documents administratifs, les contrats, les factures, les courriers entrants et sortants, ainsi que tout autre type de document explicitement intégré dans le paramétrage du logiciel GED workflow. Les processus concernés incluent la création, la modification, la validation, la diffusion, la consultation, l’archivage et la suppression des documents dans le cadre du workflow GED.
Exemple hypothétique : un circuit de validation de contrat peut être inclus dans le périmètre si le logiciel GED workflow permet d’automatiser les étapes de relecture, d’approbation et de signature électronique. À l’inverse, un processus manuel de gestion de notes de frais non intégré au logiciel GED workflow reste hors périmètre.
La charte précise également les rôles des utilisateurs impliqués dans les workflows GED, en distinguant les contributeurs, les validateurs, les administrateurs et les lecteurs. Chaque rôle est associé à des droits et des responsabilités définis dans le cadre du périmètre retenu.
Usages autorisés dans le workflow GED
Actions permises sur les documents
Le workflow GED permet d’effectuer plusieurs actions sur les documents selon les droits attribués à chaque utilisateur. Les opérations autorisées incluent la création, la modification, la consultation, la validation, l’archivage et la suppression de documents. Chaque action est soumise à des règles d’accès définies dans le logiciel GED workflow, ce qui permet de limiter ou d’autoriser certaines manipulations selon le profil de l’utilisateur.
La circulation des documents dans le workflow GED peut également inclure des étapes de validation ou de relecture. Les utilisateurs habilités peuvent apposer des annotations, transmettre un document à un autre service ou déclencher une étape de traitement automatisé, comme l’indexation ou le classement dans un dossier spécifique. Les actions de téléchargement ou d’impression sont également permises si elles sont prévues dans les paramètres du logiciel GED workflow.
Exemple hypothétique d’usage conforme
Exemple hypothétique : Un utilisateur disposant des droits nécessaires dépose un nouveau contrat dans le logiciel GED workflow. Ce document est automatiquement transmis à un responsable pour validation. Après relecture, le responsable valide le contrat, qui est alors archivé dans le dossier approprié. Un autre utilisateur, autorisé à consulter ce type de document, accède au contrat archivé pour le consulter et, si besoin, l’imprimer. À chaque étape, les actions réalisées respectent les droits définis dans le workflow GED.
Données et usages interdits dans le workflow GED
Liste des données exclues
Certains types de données ne doivent pas être intégrés dans un workflow GED, quel que soit le logiciel GED workflow utilisé. Sont notamment exclus :
- Les données à caractère personnel non pertinentes pour le traitement documentaire prévu.
- Les informations confidentielles non autorisées par la politique interne de gestion documentaire.
- Les documents contenant des éléments protégés par un secret professionnel ou industriel, sauf autorisation expresse.
- Les fichiers dont la diffusion ou la conservation est restreinte par une classification interne.
- Les contenus manifestement illicites ou contraires à la réglementation applicable à l’organisation.
Exemple hypothétique d’usage non conforme
Exemple hypothétique : un utilisateur intègre dans le workflow GED un document contenant des données médicales de collaborateurs, alors que le traitement de ces informations n’est pas prévu par le périmètre du logiciel GED workflow. Ce type d’usage expose à un risque de non-respect des règles internes et des restrictions sur la nature des données traitées dans la solution.
Pour éviter ces situations, il est recommandé de vérifier la nature des documents avant leur intégration dans le workflow GED et de s’assurer qu’ils correspondent strictement aux catégories autorisées par la politique documentaire de l’organisation.
Validation humaine et signalement dans le workflow GED
Étapes de validation humaine
Le workflow GED intègre des points de contrôle où une intervention humaine est requise pour valider ou rejeter certains documents. Lorsqu’un document atteint une étape nécessitant une validation, le logiciel GED workflow notifie l’utilisateur désigné. Celui-ci accède alors au document, consulte les informations associées et prend une décision selon les droits qui lui sont attribués dans le système.
La validation humaine peut s’effectuer à différents niveaux du workflow, selon la configuration retenue. Par exemple, un document peut nécessiter une validation initiale par un responsable, puis une seconde validation par un autre intervenant avant d’être archivé ou diffusé. Chaque action de validation ou de rejet est enregistrée dans l’historique du document, permettant de tracer l’ensemble des décisions prises.
Procédure de signalement
Le logiciel GED workflow propose une fonctionnalité de signalement permettant à un utilisateur d’alerter sur une anomalie, une erreur ou un contenu inapproprié dans un document. Lorsqu’un signalement est effectué, le workflow prévoit le transfert automatique du document concerné vers une étape dédiée à la revue ou à l’audit. Un ou plusieurs utilisateurs habilités sont alors notifiés pour examiner le signalement et décider des suites à donner.
- Signalement déclenché par l’utilisateur via une option spécifique.
- Notification envoyée aux personnes responsables de la revue.
- Analyse du document et prise de décision (correction, suppression, retour à l’auteur, etc.).
- Enregistrement de la décision dans l’historique du workflow GED.
Exemple hypothétique : un utilisateur remarque une erreur dans un contrat archivé. Il utilise la fonction de signalement, ce qui déclenche une revue par le service juridique, qui décide ensuite de corriger le document et de relancer le circuit de validation.
Déploiement, contrôle et révision du workflow GED
Modalités de déploiement
Le déploiement d’un workflow GED s’effectue en plusieurs étapes distinctes. Il convient d’abord de valider la configuration du logiciel GED workflow sur un environnement de test. Cette phase permet d’identifier d’éventuels blocages ou incohérences dans le circuit documentaire. Une fois les ajustements réalisés, le passage en production s’accompagne d’une communication interne précisant les nouvelles procédures et les points de contact en cas de difficulté.
Pour limiter les interruptions, il est recommandé de planifier le déploiement en dehors des périodes d’activité intense. L’accompagnement des utilisateurs peut inclure des sessions de prise en main ou la mise à disposition de guides pratiques. Exemple hypothétique : une équipe pilote utilise le workflow GED pendant deux semaines avant une généralisation à l’ensemble du service.
Contrôle et révision périodique
Le contrôle du workflow GED repose sur l’analyse régulière des circuits et des droits d’accès. Il s’agit de vérifier que les étapes du processus correspondent toujours aux besoins opérationnels et que les accès sont attribués selon les fonctions réelles des utilisateurs. Un audit interne du logiciel GED workflow peut être programmé à intervalles définis pour détecter les écarts ou les usages non prévus.
- Vérification des étapes de validation et de signature
- Contrôle des notifications et alertes générées
- Revue des accès et des profils utilisateurs
La révision périodique du workflow GED implique la consultation des utilisateurs pour recenser les difficultés rencontrées et les suggestions d’amélioration. Toute modification du circuit documentaire doit être documentée et testée avant d’être appliquée en production. Ce processus permet d’ajuster le workflow GED en fonction de l’évolution des pratiques internes.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un workflow GED dans un logiciel GED ?
Un workflow GED désigne l’enchaînement structuré des étapes de traitement des documents dans un logiciel GED, depuis leur création jusqu’à leur archivage, selon des règles définies dans la charte interne.
Quels types de documents sont concernés par le workflow GED ?
Le workflow GED s’applique aux documents explicitement inclus dans le périmètre de la charte, selon les catégories et processus définis par l’organisation dans son logiciel GED.
Comment signaler un usage non conforme dans le workflow GED ?
La charte prévoit une procédure de signalement permettant à tout utilisateur d’alerter les responsables en cas de suspicion d’usage non conforme ou de traitement de données interdites.
La validation humaine est-elle obligatoire à chaque étape du workflow GED ?
La validation humaine intervient aux étapes prévues par la charte, notamment lors de points de contrôle définis pour garantir le respect des règles internes.